НДС.Консультант подключается в двух точках. До того, как требование пришло: декларация сдана или вот-вот будет, и надо понять, по какой строке комплект слабый. После того, как требование пришло: надо понять, что в нём просят и чего в нём нет, чтобы не принести лишнее и не промолчать о главном. Текст про уже идущую камеральную и про доначисление — отдельно. Здесь — подготовка, то есть комплект и честная дыра в комплекте.
Аудит книг до кнопки «сдать» — аудит НДС. Если дыра не в одной декларации, а в режиме и счетах, — налоговый аудит.
Что инспектор смотрит по декларации НДС
Сопоставление. Ваш вычет и реализация контрагента, ваш исходящий налог и вычет покупателя. Расхождение сумм, дат, номеров счетов-фактур даёт повод запросить пояснение. Повод не равен доначислению. Доначисление появляется там, где пояснение нечем наполнить или где наполнение противоречит факту.
Комплект вычета. Статья 171 говорит, какие суммы в принципе принимают. Статья 172 — при каких условиях. Статья 169 — каким должен быть счёт-фактура. Подготовка собирает по крупной строке цепочку: договор, счёт-фактура, документ на принятие, оплата если она в этой истории важна, след того, что услуга или товар были. Не собирает «пакет для вида», если среднего звена не было.
Содержание сделки. Если цепочка формально полная, а кто исполнил — непонятно, инспектор спрашивает не про недостающий реквизит, а про искажение. Это статья 54.1. Готовить такую строку «пояснением пожирнее» нельзя. Её либо есть чем подтвердить исполнением, либо в подготовке ставят пометку: не защищаем. Ход этой проверки — 54.1.
Ставка и освобождение. Вопрос будет, если в декларации правило, которого статья 164 не даёт вашей операции, или если налог не начислен на то, что не попадает в статью 149. Подготовка здесь — не подбор аргумента «клиент просил так», а норма на квартал и образец счёта.
Срок и процедура запроса. Сколько дней даётся на ответ и в какой форме, читают в статье 88 и в связанных нормах контроля на дату требования. На сайте дни не фиксируем: позиция со старым сроком из памяти опаснее, чем открытый кодекс. Консультант на записи сверяет норму с датой вашего требования, если оно уже есть.
Чем комплект отличается от легенды
Комплект складывается из документов, которые появились, когда сделка шла. Договор тогда, отгрузка тогда, счёт-фактура тогда. Если чего-то не было, подготовка это фиксирует. Фиксация дыры — часть работы. Она спасает от ответа, в котором вы подтвердите то, чего не можете показать.
Легенда появляется, когда к требованию дописывают акты, перевозку, которой не было, штат, которого не было на объекте, и переписку «как будто согласовывали в том квартале». Это уже не подготовка к проверке. Это новое сведение о факте. Статья 54.1 как раз про искажение сведений. Консультант такие документы не составляет и не советует, каким числом их подписать.
Есть узкая законная полоса исправления. Технический брак счёта-фактуры исправляют с контрагентом, если поставка была. Уточнёнку подают по статье 81, если нашли занижение. Исправленный документ не создаёт поставку. Если на подготовке путают брак и отсутствие факта, компания тратит дни на «досбор», а спорить потом приходится о том, была ли сделка. Это разведение делают в самом начале, до сбора папки.
Что собрать по крупной строке, если требования ещё нет
Договор или счёт, из которого видна цена и налог. Счёт-фактуру. Документ, которым приняли товар, работу, услугу. Коротко своими словами: кто у вас в компании это принимал и где это лежит сейчас, если речь о товаре. Если услуга — что именно сделано и чем это видно кроме акта: переписка по задаче, результат, доступ, который передали. Не надо превращать это в досье на контрагента из открытых источников. Слухи о поставщике не заменяют вашу приёмку и не заменяют вопрос, он ли исполнил.
По исходящим счетам — типовой файл и один живой счёт крупному покупателю. Часто слабое место не в книге покупок, а в том, что покупателю предъявили не то правило. Тогда подготовка — правка следующих счетов и понимание, трогать ли прошлые. Прошлые, принятые покупателем, трогают только вместе с ним.
По авансам — пара «предоплата — отгрузка». Если пары нет, это и есть будущий вопрос. Его закрывают документом квартала, а не формулировкой в пояснении «особенность учёта».
Список строк, по которым комплекта нет, полезнее толстой папки по всем контрагентам. Инспектор редко начинает с самой мелкой канцелярии. Он начинает с расхождения и с крупной суммы. Подготовка, которая это игнорирует, выглядит занятой и не отвечает на вопрос.
Если требование уже лежит на столе
Читают, что просят: пояснение, документ, пояснение по конкретному счёту-фактуре. Отвечают на это, а не на все грехи компании за год. Лишний рассказ про другие кварталы открывает то, о чём не спрашивали, и не усиливает ответ по спрошенному.
Если документ есть — его прикладывают, в пояснении коротко связывают с нормой: вычет по 171 и 172, счёт-фактура по 169, база по 167. Если документа нет — не заменяют его прилагательным «добросовестно». Пишут, чего нет, и решают, не пора ли убрать строку уточнёнкой, если налог был занижен. Молчание до конца срока, который даёт кодекс, хуже короткого честного ответа. Срок опять же берётся из нормы на дату, не из этой страницы.
Консультант не подписывает ответ в инспекцию и не ходит на комиссию вместо налогоплательщика. Он собирает каркас: какие пункты требования чем закрываются. Дальше подписывает тот, кто сдаёт отчётность. Если каркас показывает, что закрывать нечем, это говорят до отправки ответа, не после акта.
Выездная проверка сюда не «добавляется по желанию». У неё другой предмет и другой порядок статьи 89. Если у вас на руках уже решение о выездной, скажите об этом в первом сообщении: формат подготовки к камеральной по декларации НДС может оказаться узким. Мы не делаем вид, что один и тот же комплект закрывает любой вид контроля.
Чего подготовка не обещает
Она не обещает, что вопрос не зададут. Сопоставление счетов-фактур автоматическое, вопрос может прийти по строке, которую вы считаете чистой. Она обещает другое: по строкам, которые вы сами назвали слабыми, решение принято до паники. Либо комплект есть. Либо строку не защищают. Либо технический брак исправляют с контрагентом, пока это ещё исправление, а не легенда.
Она не является услугой оптимизации. Если в ходе сборов видно, что часть налога начислена жёстче статьи 164 или свой вычет забыт, это назовут. Выносить это в цель подготовки — путать проверку с уменьшением платежа. Уменьшение по итогам, когда оно законно, живёт на другой странице: оптимизация НДС. С чего начинается разговор, если клиент с порога говорит «оптимизируйте», — оптимизация налогов.
Кто приходит готовиться: обычно главбух с требованием или директор, которому главбух принёс требование без перевода на человеческий. Оба входа нормальные, вопросы у них разные — кому. Общая рамка — главная.
Как читать требование, чтобы не ответить на другое письмо
Требование по НДС почти всегда уже называет, что не сошлось: конкретный счёт-фактура, контрагент, сумма, период. Подготовка начинается с этого списка, а не с генеральной уборки архива. Пункт, которого в письме нет, не «усиливают» пачкой соседних договоров. Соседний договор полезен, только если без него не понять ту поставку, о которой спросили: спецификация к рамке, перевозка к накладной, акт к счёту.
В тексте требования отделяют просьбу пояснить от просьбы представить документ. Пояснение без документа, когда просили документ, выглядит как рассказ. Документ без полфразы, когда просили пояснить ставку, выглядит как молчаливая папка: инспектор сам достроит квалификацию. Каркас ответа повторяет нумерацию пунктов письма. Своя нумерация «как нам удобно» заставляет читать папку заново и повышает шанс, что главный пункт останется без листа.
Если в письме несколько счетов-фактур, их не склеивают в одно пояснение «все поставки реальные». По каждой — свой факт. Одна живая поставка не лечит соседнюю, которой не было. Одна мёртвая не обязана утянуть за собой всю книгу, если остальные с приёмкой. Подготовка как раз для того, чтобы не сделать признание шире вопроса и не сделать защиту шире факта.
Черновик, который написал главбух ночью, сверяют с книгой до отправки, не после. Типичный разъезд: в черновике «товар оприходован», в учёте оприходования нет; в черновике «работы на объекте заказчика», в договоре консультация без объекта. Такой черновик лучше не отправлять «пока срок». Его переписывают под то, что можно показать. Если показать нечего, пункт закрывают отказом от строки через уточнёнку, когда налог был занижен, а не более гладким абзацем.
Что собрать по ролям, чтобы папка не развалилась
Главбух держит книги, счета-фактуры и черновик ответа. Он не обязан помнить, кто стоял на складе. Директор или руководитель объекта подтверждает факт своими словами и указывает, какой документ это фиксирует: накладная, переписка о результате, доступ, который передали, журнал. Юрист или тот, у кого договор, достаёт редакцию, которая действовала на дату отгрузки, а не «последний файл в папке». Три источника сверяют до того, как текст уйдёт. Если они спорят, в инспекцию нельзя отправлять версию директора при документе главбуха. Спорят сначала у себя. Консультант на этом стыке полезен именно как тот, кто читает все три и пишет, какая версия подтверждается, а какая остаётся устным желанием.
По исходящим счетам к папке добавляют типовой файл менеджера. Вопрос инспектора иногда не про вычет, а про то, почему покупателю предъявили одно, а в декларации начислили другое, или почему не начислили вовсе. Файл менеджера в такую папку нужен не меньше договора. Его часто забывают, потому что «это не первичка». Для подготовки к проверке это первичный след того, что увидел контрагент.
Чего в папке не должно быть. Новых актов с удобной датой. Справок «о деловой цели», которые не привязаны к работе. Подборки чужих судебных дел вместо вашей приёмки. Выписок из открытых баз про контрагента вместо ответа, вы ли получили товар. Репутационный досье не закрывает пункт «представьте документы по счёту-фактуре». Его можно не тратить время собирать.
Срок, в который папку надо собрать, берётся из требования и из статьи 88 на эту дату. Внутренний план «соберём за неделю» хорош только если он короче срока нормы. Если норма короче вашего удобства, режут объём папки до спрошенного, а не просят срок из головы. Пропущенный срок хуже неполного, но честного ответа по главному пункту. Неполный ответ всё равно лучше легенды, собранной в ночь.
Если по ходу сборов всплывает, что декларация занижала налог, это не «находка для оптимизатора наоборот». Это повод для статьи 81 раньше, чем для красивого письма. Письмо, в котором вы объясняете занижение и оставляете его в силе, фиксирует знание. Уточнёнка в этом месте честнее. Развилку не откладывают на «после того, как инспектор сам скажет».
Если требования ещё нет, та же развилка полезна в спокойном виде. Компания сама проходит крупные строки и помечает, где комплект есть, а где только надежда. Надежду не кладут в декларацию «до выяснения». Выяснение после сдачи идёт уже в сроке инспектора. Выяснение до сдачи идёт в вашем. Подготовка к проверке в этом и состоит: перенести выяснение на свою сторону календаря. Не в том, чтобы выучить формулировки пояснений заранее, без факта. Заранее без факта формулировка почти наверняка разойдётся с тем, что попросят, и с тем, что лежит в папке.
Связь с аудитом декларации здесь практическая. Список аудита «не защищать» и есть первая страница подготовки. Его не архивируют как «мы уже проверялись». Его держат рядом с файлом, который ушёл в инспекцию, чтобы при запросе не защищать то, от чего сами отказались за неделю до отправки. Защищать отказанное — самый дорогой черновик: он противоречит вашей же позиции и не добавляет документа.
Поэтому папку подготовки хранят рядом с текстом позиции, а не в отдельном «героическом» ответе, который писали без неё. Героический ответ любит слова про осмотрительность. Папка любит приложения. На камеральной читают приложения. Если приложение есть, слово можно оставить коротким. Если приложения нет, слово тем более не спасёт, и готовить его заранее нечего. Готовят тогда факт: найти документ или снять строку до того, как письмо попросит объяснить её отсутствие.
Записаться
Напишите, требование уже есть или вы готовитесь до него. Если есть — приложите текст. Если нет — назовите квартал и что в нём крупное: вычет, авансы или ставка в счетах. Скажем, какой комплект собирать, а какую строку не защищать.